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03 — Family office operations, reporting, and technology

Administración y Back Office

El motor operativo: reporting consolidado entre custodios, administración diaria, infraestructura documental y de ciberseguridad, y la capa de datos que hace visible el resto del sistema.

Qué incluye

Cinco ámbitos que cubrimos en cada encargo.

01
Plataforma de reporting consolidado
Una única capa de reporting multicustodio, multientidad y multidivisa —construida sobre una plataforma moderna como Addepar, Maestro o equivalente, elegida para la familia y no de antemano— que concilia con los extractos subyacentes y resiste una auditoría.
02
Contabilidad y gestión de pagos
Gestión diaria de tesorería, pagos a proveedores y del hogar, contabilidad intercompany y sus controles, sin convertirnos en el contable de la familia.
03
Infraestructura documental
Un archivo cifrado, con control de versiones y permisos por función para documentos estructurales, extractos, contratos y correspondencia, con políticas de conservación adaptadas a cada jurisdicción.
04
Ciberseguridad y protección de identidad
Autenticación multifactor, llaves físicas, gestión de contraseñas y secretos, refuerzo de dispositivos, correo cifrado y monitorización continua, diseñados para una familia privada y no para una red corporativa.
05
Automatización de workflows
Siempre que un proceso sea repetitivo —capital calls, distribuciones, reporting periódico o renovaciones KYC— automatizamos las tareas mecánicas para que el tiempo de la familia se dedique al criterio, no al papeleo.

Cuándo recurren las familias a nosotros

Cuándo tiene sentido empezar.

01

La hoja de cálculo es el sistema

Una parte creciente del reporting familiar depende de una o dos hojas de cálculo heroicas y de las personas que las mantienen con vida.

02

Una brecha o un incidente evitado por poco

Phishing, SIM swapping, una llamada deepfake o un contratista con accesos indebidos; ha ocurrido algo que nunca debió ocurrir. La defensa debe diseñarse correctamente.

03

Creación o reconstrucción de un single-family office

Se está creando un nuevo SFO o modernizando uno existente. La capa administrativa y tecnológica debe diseñarse desde cero.

Cómo trabajamos

El ritmo, en cuatro fases.

  1. 01

    Inventario

    Mapeamos, asignamos responsable y calificamos por riesgo cada custodio, entidad, asesor, sistema, repositorio documental y punto de acceso.

  2. 02

    Arquitectura

    Elegimos las plataformas —reporting, documentos, identidad y comunicaciones—, definimos el modelo de datos y diseñamos los controles. La familia conserva el control de todas las credenciales.

  3. 03

    Implementación

    Ponemos en marcha los sistemas, migramos datos, integramos fuentes y retiramos hojas de cálculo y accesos heredados. Formamos a las personas que los utilizarán.

  4. 04

    Operación

    Operamos la capa con la frecuencia que necesita la familia —reporting mensual, revisiones trimestrales, preparación anual de auditorías y respuesta ante incidentes disponible—.

Qué hacemos y qué no hacemos

Los límites del encargo, definidos sin ambigüedad.

Coordinamos, diseñamos y modernizamos. No gestionamos activos de clientes, no prestamos asesoramiento de inversión regulado, no emitimos dictámenes fiscales o jurídicos ni actuamos como trustee, custodio o contable. Cuando esos mandatos son necesarios, identificamos, evaluamos e integramos a los especialistas adecuados en su modelo operativo.

Qué hacemos

  • Diseñamos y operamos la infraestructura de reporting, documentación y ciberseguridad de la familia.
  • Seleccionamos plataformas tecnológicas y las integramos con los custodios y asesores familiares.
  • Gestionamos administración diaria, bookkeeping y pagos bajo los controles de la familia.
  • Definimos y ensayamos el modelo de seguridad y respuesta ante incidentes.

Qué no hacemos

  • No emitimos cuentas auditadas; coordinamos al auditor y garantizamos que los datos estén limpios antes de su llegada.
  • No presentamos las declaraciones fiscales de la familia; mantenemos los registros en los que se apoyan sus asesores fiscales.
  • No vendemos ni revendemos plataformas tecnológicas; las recomendamos e implantamos como integradores independientes.
  • No conservamos credenciales, derechos de firma ni accesos más allá de lo estrictamente necesario para operar.

En profundidad

El razonamiento, por escrito.

Este es el pilar que, cuando se ejecuta bien, se vuelve invisible y, cuando se ejecuta mal, provoca que todos los demás fallen.

El coste de un back office invisible

Una familia puede tener una política de inversión brillante y una estructura perfectamente diseñada y, aun así, operar a ciegas si el back office consiste en una pila de PDF, cuatro hojas de cálculo, las bandejas de entrada de dos asistentes y un archivo compartido de contraseñas. Hemos visto familias incumplir capital calls porque nadie sabía qué entidad debía pagar; ciclos de reporting de seis semanas porque tres custodios exportaban datos en formatos incompatibles; y brechas de seguridad originadas en un contratista cuyo acceso nadie revocó al terminar el encargo.

Un back office moderno no es glamuroso. Es la diferencia entre una familia que puede saber antes del viernes qué posee, en qué condiciones y en qué divisa, y otra que tiene que preguntar.

Preguntas frecuentes

Respuestas directas a las preguntas que más escuchamos.

¿Qué plataforma de reporting recomiendan?

La adecuada para cada familia. Hemos implantado Addepar, Maestro, Asseta y diversas herramientas especializadas más pequeñas, y también hemos sustituido despliegues costosos por soluciones sencillas cuando era lo más sensato. La decisión depende de la complejidad, la combinación de activos y cuánto quiera operar directamente la familia.

¿Pueden sustituir a un equipo interno que ahora mismo está desbordado?

Sí. Trabajamos a menudo junto a —o en lugar de— un administrador interno, CFO familiar o bookkeeper a tiempo parcial. Podemos externalizar toda la función o desarrollar la capacidad del equipo interno.

¿No se ocupa ya nuestro banco de la ciberseguridad?

El banco protege su perímetro. No protege su bandeja de entrada, teléfono, red doméstica, contratistas, asistente ni los dispositivos de sus hijos. Las familias UHNW reciben ataques en el ámbito doméstico, no en el institucional. Diseñamos la defensa en el nivel donde se produce realmente el ataque.

¿Conservarán nuestras contraseñas o derechos de firma?

No. Las credenciales y los derechos de firma permanecen con la familia. Cuando se necesita acceso operativo, utilizamos cuentas limitadas y auditables, propiedad de la familia y revocables en cualquier momento.

— Siguiente paso

¿Preparado para analizarlo más de cerca?

Una conversación confidencial es la forma más sencilla de comprobar si encajamos.