Guide · 20/10/2026

Tecnología para family office con un partner independiente

Tecnología para family office con un partner independiente: requisitos primero, selección sin comisiones, implantación supervisada y cierre mensual.

Por Pedro Souto

La tecnología para family office (lo que el sector llama family office technology) suele comprarse antes de diseñarse. Una familia con entre 20 y 150 millones de euros, cuatro bancos y una docena de entidades decide que necesita una plataforma, y todos los que se ofrecen a ayudar cobran de alguien: el proveedor, de su licencia; el partner certificado, del proveedor; el banco, de conservar los activos; el consultor, quizá de una comisión por referencia. Salvo que la familia pague ella misma a un partner independiente, nadie en la cadena trabaja para ella. Esta guía es para esa familia. Su conclusión: separe los roles y obtenga por escrito lo que cobra cada parte.

PWA no vende, revende ni desarrolla software, y no cobra comisiones por referencia de proveedores ni de bancos: su trabajo está pagado por la familia, y solo por la familia. PWA no gestiona dinero, no tiene mandatos, no cobra comisiones y no presta asesoramiento regulado de inversión, fiscal o legal.

¿Cómo diseñamos, implantamos y operamos una plataforma tecnológica para el family office con un partner independiente que no vende software?

Separe los roles. La familia es dueña de los requisitos, del modelo de datos, del contrato con el proveedor y de todas las credenciales de administrador. Un partner independiente, pagado solo por la familia, redacta los requisitos, dirige la selección, exige al proveedor las pruebas de aceptación y revisa el cierre mensual. El proveedor implanta su propia plataforma.

Fase	Lo que es de la familia	Lo que hace el partner	Lo que hace el proveedor
Diseñar	El documento de requisitos firmado y el modelo de datos	Redacta ambos con el personal de la familia, antes de cualquier demo	Nada todavía
Seleccionar	La decisión, el contrato a su propio nombre, el pago directo al proveedor	Dirige la solicitud de propuestas, las demos con guion, las referencias y las cartas de transparencia	Responde a la solicitud, hace la demo sobre el mes de muestra de la propia familia, cotiza un único total anual
Implantar	Las credenciales de administrador y la aprobación final	Es responsable de las pruebas de aceptación y del registro de incidencias	Configura, conecta los feeds bancarios, carga el histórico, forma a los usuarios
Operar	Los datos, la firma del cierre, la exportación anual	Revisa el cierre mensual, los accesos y la revisión anual de proveedores y honorarios	Opera y mantiene la plataforma, repara los feeds

En la práctica, los roles se difuminan en pocas semanas: el consultor que dirigió la selección se convierte en implantador, el implantador se queda con la contraseña de administrador y la persona que concilia los datos cobra del proveedor cuyo sistema está comprobando. La familia acaba siendo dueña de un sistema que no puede comprobar ni abandonar.

Quién cobra de quién en la tecnología para family office

La adopción crece, así que cada vez más partes ganan con la venta. Dos encuestas recientes muestran la tendencia.

69%

de los family offices ha adoptado sistemas automatizados de reporting de inversiones, frente al 46% un año antes

RBC Wealth Management y Campden Wealth, North America Family Office Report 2025, comunicado del 16 de octubre de 2025

44%

de los family offices estadounidenses se enfrenta a retos tecnológicos

Merrill y Bank of America Private Bank, 2025 Family Office Study, 335 responsables de decisión en EE. UU., trabajo de campo entre mayo y junio de 2025

Ambas tienen un fuerte peso estadounidense. El comunicado de RBC y Campden abarca 317 family offices de todo el mundo, 141 de ellos en Norteamérica, y no indica sobre qué base se calcula el 69%.

Seis partes detrás de las soluciones de tecnología para family office

Cualquiera de estas partes puede hacer un buen trabajo. La pregunta es quién paga a cada una y qué premia ese pago.

Parte	Quién le paga	En qué es buena	Dónde está el conflicto
Proveedor de software	La familia: licencia o suscripción, más los honorarios de implantación del propio proveedor	Conoce su producto a fondo; controla la hoja de ruta y las correcciones	Recomienda su propio producto; su equipo de implantación conoce una sola plataforma
Revendedor o partner de implantación certificado	El proveedor (margen, descuento de partner o reparto de ingresos) y la familia (honorarios por servicios)	Configuración rápida en la plataforma, o las dos, en las que está certificado	Sus ingresos dependen de que la familia elija una plataforma que él revende o implanta
Consultor, contable o despacho de abogados con un acuerdo de referencias o una alianza	La familia, por su asesoramiento; el proveedor, por las presentaciones, cuando existe un programa	Conoce a la familia, sus entidades y su historia	La comisión por referencia la paga el proveedor y depende de qué proveedor se elija
Portal del banco privado o agregación gestionada por el banco	El banco, a través de la relación y de los activos que custodia	Datos exactos y puntuales sobre lo que custodia el propio banco	Construido en torno al libro del propio banco; los datos y el acceso se quedan en el banco
Administrador o multi-family office con plataforma propia	La familia, a través de honorarios de administración que incluyen la plataforma	Un solo proveedor para contabilidad, administración y reporting	La plataforma viene con el servicio; dejar uno significa dejar el otro
Partner independiente	Solo la familia, con honorarios fijos	Requisitos, selección, pruebas de aceptación, revisión del cierre	Sabe menos de cada producto que el proveedor; tiene motivos para seguir contratado

La última fila tampoco está libre de incentivos: un partner tecnológico independiente tiene motivos para seguir contratado. El remedio es un alcance fijo, unos honorarios fijos y un punto final por escrito para cada fase.

Comisiones por referencia en software: un ejemplo publicado

Los programas de referencias son legales, habituales y, en los mejores casos, públicos. Asora, un proveedor de software para family office, paga «el 20% de los ingresos por suscripción del primer año», calculado sobre los ingresos netos por suscripción de software que Asora recibe del cliente durante el primer año, excluidos los impuestos y los honorarios de implantación, configuración inicial o servicios. Se dirige a «contables, abogados y asesores con relaciones con family offices», «sin niveles ni condiciones ocultas». Es un programa claro y declarado, pero la información está en la web del proveedor, mientras que la familia escucha la recomendación en una reunión. El remedio es la carta de transparencia que figura más abajo.

La investigación vive en la misma economía. El informe de 2025 de KPMG y The Table Club sobre la tecnología en los family offices australianos fue copatrocinado por Eton Solutions, un proveedor de software para family office, según la propia página de Eton. Puede ser útil; léalo sabiendo quién lo pagó.

La regulación tampoco hace este trabajo por la familia. Las normas de la UE sobre incentivos de MiFID II están pensadas para las empresas de servicios de inversión y los servicios de inversión que prestan; una familia no debe dar por hecho que una norma de ese tipo obliga a una consultoría tecnológica a declarar una comisión de un proveedor. Pregunte por escrito. La misma disciplina aplicada a los asesores financieros se expone en cómo comprobar si un asesor financiero es independiente. Nada de esto es asesoramiento legal.

Diseño: requisitos y modelo de datos antes de cualquier demo

Una demo con datos de muestra limpios lleva a la familia a comparar pantallas en lugar de encaje. Por eso los requisitos van primero: el partner los redacta y la familia los firma antes de cualquier demo. Deloitte Private insiste en lo mismo: «Aunque se contrate a una consultora externa, el personal del family office debe tener un papel activo en los requisitos y el diseño del software, así como en las pruebas». Ningún externo sabe qué entidad es la propietaria del piso de Lisboa.

El documento de requisitos ocupa unas pocas páginas:

Registro de entidades. Cada sociedad, trust, fundación y holding, con porcentajes de participación y control.
Cuentas y custodios. Cada banco y custodio (el banco o la entidad regulada que guarda en custodia los valores y el efectivo), cada cuenta, su divisa y los datos que puede enviar.
Clases de activos. Valores cotizados, efectivo, mercados privados (llamadas de capital, distribuciones y el desfase hasta que llega un valor liquidativo, o NAV) e inmuebles.
Política de valoración. Quién valora los activos no cotizados, con qué frecuencia, a partir de qué fuente y qué ocurre cuando un valor está desactualizado.
Divisa de reporting y transparencia (look-through). Una sola divisa; posiciones mostradas a través de cada entidad o solo en la cúspide.
Usuarios y perfiles de acceso. Lo que ven el fundador, la siguiente generación, el personal y los asesores externos.
Conjunto de informes y frecuencia. Los pocos informes que la familia lee de verdad, y quién los recibe.

El gobierno del dato en el family office empieza por el modelo de datos

El modelo de datos es el segundo documento: cómo se relacionan entidades, cuentas, posiciones y transacciones, y qué identificadores las vinculan. La familia lo conserva elija el software que elija, de modo que un cambio posterior de plataforma es una migración, no una reconstrucción (el argumento está en desarrollar o comprar el reporting). Un buen gobierno del dato en el family office consiste, sobre todo, en un registro de entidades, una lista de cuentas y un responsable para cada valor manual. El reporting consolidado, un informe periódico de todo lo que posee la familia valorado en una misma fecha y con un mismo criterio, solo es tan bueno como esas tres listas.

Selección sin margen de revendedor

Con los requisitos firmados, la selección de software pasa a ser una prueba y no un proceso de venta:

Lista larga. Entre seis y diez plataformas que atiendan a familias de esta complejidad en esta región. Para criterios y una comparativa de proveedores, consulte software para family office; esta guía no clasifica ninguno.
Solicitud de propuestas sobre los requisitos de la familia. Todos los proveedores responden al mismo documento, línea por línea: soportado, soportado con configuración, soportado con desarrollo, no soportado.
Demo con guion sobre el mes de muestra de la propia familia. Dos o tres proveedores preseleccionados reciben un mes anonimizado de extractos reales (un feed bancario desordenado, una llamada de capital, una revalorización de un inmueble, una divisa en la que la familia no reporta) y muestran ese mes, no sus datos de muestra.
Referencias. Dos familias de complejidad similar, de la lista del proveedor pero con las preguntas del partner: cuánto tardó la puesta en marcha, qué falló, quién mantiene ahora los datos.
Un único total anual en euros y un contrato directo. Licencia, implantación, feeds, soporte y cualquier servicio gestionado como una sola cifra anual para los años uno y dos. El contrato está a nombre de la familia, se paga directamente al proveedor y no lleva recargo de nadie.

Qué hace un consultor tecnológico independiente en una selección

Un consultor tecnológico independiente redacta los documentos, dirige las reuniones, puntúa las respuestas frente a los requisitos y pone la comparativa delante de la familia. No elige. Elige la familia, con lo que cobra cada parte sobre la mesa.

La carta de transparencia

Antes de la preselección, cada parte de la selección firma una carta breve: cada proveedor, el partner y cualquier asesor cuya opinión vaya a escuchar la familia. Puede ser así de sencilla.

Le rogamos que confirme por escrito, para su empresa y para cualquier persona que trabaje en este encargo:

Todo pago o beneficio recibido en los últimos tres años de cualquier proveedor de software, banco o proveedor de plataforma que pueda formar parte de esta selección: comisiones por referencia, descuentos de partner, reparto de ingresos, margen de reventa, patrocinios, eventos o viajes pagados.

Si es usted revendedor, partner de implantación certificado o miembro de algún programa de partners o de referencias, y para qué proveedores.

Si algún honorario que nos cobre, o algún pago que reciba de cualquier persona, depende del proveedor que elijamos.

Que nos informará por escrito si algo de lo anterior cambia antes de la firma del contrato.

Un «sí» en cualquier línea no descalifica a nadie. Le dice a la familia cómo ponderar lo que dice esa parte.

Implantación de software en el family office: qué exigir al proveedor

El proveedor configura la plataforma, conecta los feeds bancarios y carga el histórico: conoce su producto y debe hacer el trabajo. El partner es responsable de las pruebas de aceptación y del registro de incidencias. La familia tiene todas las credenciales de administrador desde el primer día y firma la aceptación final. Dos reglas evitan la mayoría de los problemas: presupueste cada solicitud de cambio antes de que empiece el trabajo y envíe el registro de incidencias a la familia cada semana.

Prueba	Criterio de superación	Quién firma
Conciliación del mes de puesta en marcha	Las posiciones y el efectivo de cada cuenta coinciden con el extracto del custodio a fin de mes; cualquier diferencia se explica por escrito	La familia, tras la revisión del partner
Árbol de entidades y participaciones	Cada entidad y cada porcentaje de participación coinciden con el registro de entidades firmado en el diseño	La familia
Histórico	Transacciones y valoraciones cargadas hasta la fecha de inicio acordada; la rentabilidad de un periodo de muestra se recalcula y coincide	El partner y, después, la familia
Mercados privados e inmuebles	Cada posición se introduce con su documento de origen (extracto de cuenta de capital, informe de valoración) y con la fecha de valoración visible	El partner
Perfiles de acceso	Cada usuario ve solo lo que permite la matriz de accesos, comprobado entrando con cada perfil	La familia
Ejecución en paralelo	Uno o dos cierres de mes producidos en el sistema antiguo y en el nuevo, con las diferencias explicadas	La familia, tras la revisión del partner

La duración depende de las entidades, los bancos, las posiciones en mercados privados e inmuebles, y de lo limpio que esté el histórico. Masttro, por ejemplo, indica un plazo de puesta en marcha de «normalmente de 12 a 14 semanas, con un equipo de onboarding dedicado». Es la estimación del proveedor para el trabajo del proveedor; el trabajo de la propia familia (registro de entidades, documentos de origen, decisiones sobre el histórico) suele marcar la fecha real.

Operarla: quién mantiene los datos, el cierre mensual y los controles

La puesta en marcha es el inicio del trabajo. Preguntados por los riesgos operativos, los family offices de la encuesta de RBC y Campden citaron con más frecuencia los procesos manuales y la dependencia excesiva de las hojas de cálculo; una plataforma elimina parte de eso, pero no la necesidad de comprobar las cifras cada mes. La primera decisión es quién mantiene los datos: el personal del family office, el equipo de servicio gestionado del proveedor o un administrador externo. Cualquiera puede funcionar si el rol se nombra por escrito y se separa del rol que lo comprueba.

Tarea	Familia	Responsable de datos	Partner independiente	Proveedor
Cortes en los feeds	Informada	Investiga y lo plantea al banco o al proveedor	Revisa el registro cada mes	Repara el conector
Entradas manuales (inmuebles, mercados privados)	Aporta los documentos de origen	Las introduce, con una segunda persona que comprueba	Muestrea frente al origen	Ninguna
Conciliación mensual	Ninguna	Concilia cada cuenta con el extracto del custodio	Revisa	Apoya en incidencias de los feeds
Firma del cierre	Firma	Prepara el dossier de cierre	Revisa antes de la firma	Nunca
Cambios de mapeo (nueva cuenta, entidad o activo)	Aprueba	Los solicita y los anota en el registro de cambios	Revisa el registro	Configura
Revisión trimestral de accesos	Aprueba la lista de usuarios	La prepara	Comprueba bajas y perfiles	Aplica los cambios
Prueba anual de exportación	Es dueña del resultado	Ejecuta la exportación	Comprueba que la exportación permite reconstruir el reporting	Facilita la exportación
Revisión anual de proveedores y honorarios	Decide	Aporta el uso y las incidencias abiertas	Prepara la revisión	Aporta las condiciones de renovación

El cierre mensual

El cierre mensual es el momento en que las cifras de la familia pasan a ser cifras en las que puede confiar. El responsable de datos concilia cada cuenta con el extracto del custodio, explica cada descuadre por encima de la tolerancia acordada, actualiza los valores manuales con sus documentos de origen y prepara un breve dossier de cierre. El partner lo revisa; una persona designada del lado de la familia lo firma. El calendario con varios bancos se trata en consolidar posiciones de varios bancos.

Controles de datos en cinco líneas

Una tolerancia escrita para los descuadres. Cualquier diferencia por encima de un importe fijado se explica antes de la firma.
Doble control (maker-checker) en las entradas manuales. Cada valor introducido a mano lo comprueba una segunda persona frente a su origen.
Un registro de cambios en los mapeos. Cada nueva cuenta, entidad o clase de activo tiene una entrada fechada: quién la pidió, quién la aprobó y quién la configuró.
Una revisión trimestral de accesos. Bajas eliminadas, perfiles comprobados, la cuenta de administrador sigue en manos de la familia.
Nadie pagado por el proveedor firma el cierre. Su equipo de servicio gestionado puede preparar el trabajo, no aprobarlo.

La aprobación de pagos y los controles de verificación por llamada son otro tema, tratado en la guía family office excel. Cómo se sitúa PWA por encima de esta capa mes a mes se explica en la página de la plataforma tecnológica para el family office; la supervisión de los bancos y gestores que hay detrás de los feeds es la supervisión del patrimonio privado.

Cómo distinguir a un partner independiente de un revendedor

Muchas firmas se presentan como independientes o neutrales respecto al proveedor, y muchas lo son. La prueba es lo que la firma está dispuesta a poner por escrito.

Siete preguntas por escrito para cualquier asesor tecnológico independiente

En los últimos tres años, ¿ha recibido algún pago o beneficio de un proveedor de software, un banco o un proveedor de plataforma? ¿De quién y en qué forma?
¿Es usted revendedor, partner de implantación certificado o miembro de un programa de referencias de alguna plataforma que podamos considerar?
¿Alguna parte de sus honorarios, o algún pago que reciba de un tercero, depende de la plataforma que elijamos?
¿A nombre de quién estará el contrato de software y quién pagará al proveedor?
¿Quién tendrá las credenciales de administrador, durante la implantación y después?
¿Desarrolla, aloja u opera usted algo por lo que pasen nuestros datos?
Cuando dejemos de trabajar con usted, ¿qué pasará con nuestros datos, nuestros documentos y la configuración, y qué nos entregará?

Señales de alarma

Respuestas dadas solo de palabra, o un «somos neutrales respecto al proveedor» sin una declaración escrita de los pagos recibidos.
Un descuento en los propios honorarios del partner si la familia elige una plataforma concreta.
El partner, y no la familia, tiene la cuenta de administrador.
La factura del software pasa por el partner en lugar de pagarla la familia directamente al proveedor.

Ninguna de estas señales prueba mala fe. Cada una significa que la familia ha cedido parte de la decisión, o del control, a alguien a quien no paga. Para una familia con varios bancos, consulte el caso de estudio un fundador, cuatro bancos, once entidades, ninguna visión única.

Qué hace y qué no hace PWA en este terreno

El papel de PWA en la tecnología para family office es el diseño, la selección, la supervisión de la implantación del proveedor y la revisión. El proveedor implanta su propia plataforma, y la familia firma el contrato y paga directamente al proveedor. El trabajo sigue una secuencia fija:

Una Revisión Operativa del Patrimonio describe la situación actual: entidades, bancos, reporting, quién mantiene qué y qué partes cobran de quién.
El Plan de Arquitectura abarca los requisitos, el modelo operativo objetivo, una preselección de plataformas con costes reales y una hoja de ruta de implantación a 12 meses con un responsable para cada paso. Honorarios fijos, por propuesta.
La Iguala de Supervisión es PWA como capa de coordinación independiente por encima de bancos, proveedores y asesores, con un ritmo fijo: revisión del informe consolidado, supervisión del proveedor y del cierre, y la revisión anual de proveedores y honorarios. Honorarios fijos, por propuesta.

Antes de que nadie le enseñe una demo, averigüe qué necesita su estructura y quién, en la sala, cobra de quién.

Una Revisión Operativa del Patrimonio examina cómo está organizado hoy su patrimonio: qué está bien, qué es frágil, qué cambiar primero y cuánto cuesta todo. 7.500 € fijos, por escrito, diez días hábiles, reembolsados íntegramente si no identifica nada que valga más que el honorario.

Solicitar una Revisión Operativa del Patrimonio ¿Prefiere una llamada primero?

Preguntas que nos hacen

¿Qué hace un partner independiente de tecnología para family office?

Redacta los requisitos y el modelo de datos de la familia, dirige la selección de software, exige al proveedor las pruebas de aceptación durante la implantación y revisa después el cierre mensual. Solo le paga la familia, no cobra nada de ningún proveedor ni banco y no configura la plataforma: el proveedor implanta su propio producto.

¿Qué es un revendedor de software y por qué le importa a un family office?

Un revendedor de software vende licencias de otra empresa y normalmente las implanta, y obtiene del proveedor un margen, un descuento de partner o un reparto de ingresos. Es legal y habitual. Importa porque sus ingresos dependen de que la familia elija una plataforma que él revende, así que su consejo sobre qué plataforma comprar no es neutral.

¿Reciben los consultores tecnológicos comisiones por referencia de los proveedores de software?

Algunos sí, de forma legal y abierta. Asora, un proveedor de software para family office, publica un programa de referencias que paga el 20% de los ingresos netos por suscripción del primer año a contables, abogados y asesores que le presentan family offices. No se trata de que esas comisiones estén mal, sino de que la familia pregunte por escrito antes de aceptar la recomendación de nadie.

¿Cuánto dura la implantación de software en un family office?

Depende del número de entidades, bancos y posiciones en mercados privados, y de lo limpio que esté el histórico. Los proveedores publican sus propias estimaciones: Masttro, por ejemplo, indica una puesta en marcha típica de 12–14 semanas. Prevea una ejecución en paralelo durante uno o dos cierres de mes antes de desconectar las hojas de cálculo antiguas.

¿Quién debe firmar el cierre mensual en un family office?

Una persona designada del lado de la familia, normalmente el director del family office o el responsable financiero, después de que el responsable de datos haya conciliado cada cuenta y explicado cada descuadre por encima de la tolerancia acordada. Un revisor independiente puede comprobar el trabajo. Nadie pagado por el proveedor de software, incluido su equipo de servicio gestionado, debe firmar el cierre.

¿Puede el portal de un banco privado ser el sistema de reporting de la familia?

Para los activos depositados en ese banco, el portal suele ser exacto y puntual. Como sistema de reporting de la familia tiene límites: muestra lo que custodia el banco, puede no incluir otros bancos, mercados privados ni inmuebles, y los datos y el acceso se quedan en el banco. Una familia con varios bancos suele necesitar una capa de reporting propia.

¿Puede el equipo del propio proveedor implantar la plataforma sin un consultor?

Sí. El equipo del proveedor conoce su producto mejor que nadie y debe hacer la configuración. Lo que no puede hacer con neutralidad es redactar los requisitos de la familia, elegir entre sí mismo y un competidor o dar por buena su propia obra. Una familia con personal financiero interno puede asumir esas partes; si no, las asume un partner independiente.

Fuentes

Todas las páginas se abrieron y comprobaron el 20 de octubre de 2026.

RBC Wealth Management y Campden Wealth, “2025 RBC and Campden Wealth Report: North American family offices adapt to uncertainty and embrace AI, innovation”, comunicado de prensa, 16 de octubre de 2025. Respalda: el 69% ha adoptado sistemas automatizados de reporting de inversiones, frente al 46%; 317 respuestas, 141 de Norteamérica; los procesos manuales y la dependencia excesiva de las hojas de cálculo, los riesgos operativos más citados. rbcwealthmanagement.com
Merrill y Bank of America Private Bank, “2025 Family Office Study”, página sin fecha (trabajo de campo entre mayo y junio de 2025). Respalda: el 44% se enfrenta a retos tecnológicos; 335 responsables de decisión en EE. UU.; family offices con al menos 25 millones de dólares. ml.com
Asora, “Referral partners”, página sin fecha (© 2026). Respalda: el 20% de los ingresos netos por suscripción del primer año, exclusiones, destinatarios, sin niveles. asora.com
Eton Solutions, “KPMG & The Table Club Family Office Report”, 2 de junio de 2025. Respalda: Eton Solutions como copatrocinador del informe. eton-solutions.com
KPMG Australia, “Technology and the family office”, página fechada el 24 de febrero de 2025. Respalda: informe de KPMG y The Table Club sobre los family offices australianos. kpmg.com
Deloitte Private, “Family office technology solutions”, sin fecha (publicado originalmente en Family Office Magazine). Respalda: la cita sobre el papel activo del personal en los requisitos, el diseño y las pruebas. deloitte.com
Masttro, “Masttro vs. FundCount”, página comparativa sin fecha. Respalda: «normalmente de 12 a 14 semanas» hasta la puesta en marcha (declaración del proveedor). masttro.com

Pedro Souto es el fundador de PWA — Private Wealth Advisory. Trabaja con fundadores, familias y single-family offices UHNW para construir una capa operativa independiente en torno a patrimonios complejos —combinando mercados, analítica, tecnología y gobierno familiar— que convierta un asesoramiento fragmentado en una imagen coherente y haga que alguien, por fin, sea responsable del conjunto.